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Bereinigung von Personalakten

Häufig werden einzelne Geschäftsfelder von Unternehmen in unterschiedliche Töchter ausgegliedert oder auf andere Unternehmen übertragen. Beschäftigte werden dabei in die entsprechenden Unternehmen übergeleitet und dazu ihre Personalakten an die neuen Arbeitgeber übergeben.

Problematisch ist, wenn Personalakten Unterlagen enthalten, die Jahre zurückliegen (Abmahnungen, Krankmeldungen und so weiter) oder nicht hätten in die Personalakten aufgenommen werden dürfen, beispielsweise Dokumente mit personenbezogenen Daten über andere Beschäftigte. Notwendig ist, die an andere Unternehmen zu übergebenden Personalakten vorher zu bereinigen.

In diesem Zusammenhang wird auf das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19.07.2012 – AZR 782/11 = BeckRS 2012, 76055 – hingewiesen, wonach ein Entfernungsanspruch hinsichtlich einer Abmahnung nur geltend gemacht werden könne, wenn der Arbeitgeber kein sonstiges berechtigtes Interesse mehr an der Dokumentation der Abmahnung hat, obwohl die Abmahnung ihre Warnfunktion verloren hat. Bei wortgetreuer Umsetzung des Urteils ist zu befürchten, dass Arbeitgeber immer „irgendeinen Grund“ zur Dokumentation finden könnten, sodass der Entfernungsanspruch kaum noch vor Gericht durchsetzbar wäre (Kritik zum Urteil in NJW-Spezial, 2013, Seite 19).

Schutzwürdige Interessen der oder des Beschäftigten wären jedenfalls berührt, wenn Abmahnungen über einen Zeitraum von mehr als drei Jahren in der Personalakte verbleiben, obwohl in dieser Zeit keine weitere Abmahnung oder kein sonstiges Fehlverhalten des oder der Beschäftigten vorliegt. Betroffenen würde längst vergessenes Fehlverhalten immer wieder vorgehalten.

Zudem überwiegen schutzwürdige Interessen der oder des Beschäftigten regelmäßig, wenn Krankmeldungen länger als drei Jahre in der Personalakte verbleiben oder nie aus der Akte entfernt werden. Das Gleiche gilt bei Unterlagen über Beschäftigte, die in eine andere Personalakte aufgenommen wurden.

Daher müssen Arbeitgeber die Personalakten regelmäßig entsprechend bereinigen.
Findet die Überprüfung der Personalakten erst anlässlich eines Betriebsübergangs statt, hat der Arbeitgeber die Personalakten der davon betroffenen Beschäftigten zudem darauf zu überprüfen, ob darin enthaltenen Informationen für die Zwecke des konkret vorgesehenen Arbeitsverhältnisses beim neuen Arbeitgeber erforderlich sind. Offenkundig nicht erforderliche Unterlagen sind daher aus den Personalakten zu entfernen und zu vernichten oder wegen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zu sperren.