In Unternehmen ist es vielfach üblich, dass Beschäftigte auf ihrer Kleidung oder der firmeneigenen Arbeitskleidung Namensschilder tragen, die mit ihren vollständigen Namen (Vornamen und Nachnamen) versehen sind. Bei einem Namen handelt es sich um ein personenbezogenes Datum im Sinne des Artikel 4 Nummer 1 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Der Name wird häufig durch den Arbeitgeber zunächst elektronisch verarbeitet mit dem Logo des Unternehmens versehen und auf das Schild oder die Arbeitskleidung übertragen. Indem Namen auf der Arbeitskleidung stehen, erhalten Kunden davon Kenntnis. Insoweit handelt es sich um eine Verarbeitung personenbezogener Daten über Beschäftigte, deren Zulässigkeit sich nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO beurteilt.
Diese Vorgehensweise begegnet keinen Bedenken, wenn berechtigte Interessen des Arbeitgebers als Verantwortlicher im Sinne des Artikel 4 Nummer 7 DS-GVO an dem Tragen der Namensschilder durch seine Beschäftigten besteht, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Beschäftigten überwiegen (Artikel 6 Absatz 2 Buchstabe f DS-GVO). Als berechtigte Interessen des Arbeitgebers kommen in Betracht, dass er insbesondere in großen Betrieben die Beschäftigten persönlich ansprechen kann, Kunden Beschäftigte mit Namen ansprechen können und insoweit kundenfreundlich bedient werden sollen. Auch können sich Kunden mit Kenntnis der Namen von Beschäftigten beim Arbeitgeber gezielt beschweren. Die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der Beschäftigten überwiegen grundsätzlich nicht, wenn Namensschilder nur innerhalb des Unternehmens getragen werden und die Beschäftigten keinen persönlichen Kundenkontakt haben.
Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten der Beschäftigten überwiegen jedoch, wenn beispielsweise bei Kundenkontakten im Kaufhaus oder Patientenkontakten im Krankenhaus die Pflicht besteht, Namensschilder mit Vornamen und Nachnamen zu tragen. Hierbei befürchten Beschäftigte häufig nicht ohne Grund, dass ihre vollständigen Namen anhand öffentlicher Telefonbücher oder Suchmaschinen im Internet mit Privatanschriften verbunden und sie gegebenenfalls von Kunden, Patienten oder aufgrund anderer Kontakte belästigt werden. Auch sind anhand dieser Daten und Recherchen im Internet Profile über die betroffenen Personen möglich (Urteil des Europäischen Gerichtshofs – EuGH – vom 06.10.2015 – C-362/14). Dies kann die Grundrechte auf Achtung des Privatlebens und des Schutzes personenbezogener Daten verletzen.
Demzufolge darf der Arbeitgeber zur Einhaltung des Datenschutz-Grundsatzes nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c DS-GVO und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO von Beschäftigten nur verlangen, dass Nachnamen auf Namensschildern angebracht werden. Die Vorschriften verlangen nämlich, dass personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein müssen ("Datenminimierung").